Sommerfest planen: Tipps für einen unvergesslichen Tag

Der Sommer steht vor der Tür und damit auch die Planung deiner Sommerparty. Egal wie groß die Feier ist, die folgenden Sommerfest Ideen und Tipps helfen dir, alles im Griff zu halten. So wird das Event noch Wochen später in Erinnerung bleiben!

1. Das Konzept: Erste Schritte zum perfekten Sommerfest

Wenn du ein Firmen Sommerfest veranstalten möchtest, solltest du dir vorab ein Motto überlegen. Ob Boho-Chic, Tropical Vibes oder ein klassisches BBQ – ein Konzept gibt deinem Event Struktur. So wird die nachfolgende Planung einfacher und kreativer.

Dir fehlen die nötigen Ideen? Lass dich doch einfach von den Interessen deiner Mitarbeiter:innen inspirieren. Eine kleine Umfrage im Vorfeld kann Wunder wirken!

2. Die perfekte Location: Wo soll deine Sommerfeier stattfinden?

Der Ort des Geschehens ist entscheidend. In der warmen Jahreszeit darf es gerne ein Ort im Freien sein. Wie wäre es mit einem Picknick im Park oder einem entspannten Tag am Seeufer? Für ein urbanes Flair eignen sich Rooftop-Locations mit beeindruckendem Ausblick oder ein hipper Hinterhof in der Stadt.

Wer es rustikaler mag kann auf einem Bauernhof feiern, während ein Weingut oder Obstgarten eine genussvolle Umgebung bieten. Und wenn du etwas Ausgefallenes suchst, dann miete ein Partyboot und feiere mit deinem Team auf dem Wasser. Egal für welche Location du dich entscheidest, das wichtigste ist, dass sie zum Stil deines Unternehmens passt.

3. Einladungskarten: Steigere die Vorfreude

Eine kreative Einladung mit allen wichtigen Informationen kann Wunder bewirken und die Vorfreude umso größer machen. Wie wäre es mit einer Einladung im Sommer-Look, die mit Sonnenblumen oder Palmen verziert ist? Oder eine digitale Einladung mit einem lustigen Video-Clip, der die Vorfreude auf das bevorstehende Event steigert? Die Möglichkeiten sind endlos und können je nach Thema und Zielgruppe individuell angepasst werden.

Für besonders großen Überraschungseffekt können kleine Beilagen in der Einladung noch mehr Lust auf die Firmenfeier machen. Dies können Sonnenbrillen oder Fächer sein, die mit dem Logo bedruckt werden und direkt zum Event eingesetzt werden.

4. Das Menü: Schmackhafte Highlights fürs Sommerfest

Essen und Trinken sind das A und O. Überlege dir ein abwechslungsreiches Menü, das allen Geschmäckern gerecht wird. Von leichten Salaten über saftige Steaks bis hin zu erfrischenden Cocktails – die Auswahl sollte vielfältig sein. Du suchst was ganz Besonders? Wie wärs mit einem Food Truck, der die Atmosphäre gleichzeitig auflockert?

Biete zusätzlich vegetarische und vegane Optionen an, um alle Gäste glücklich zu machen.

5. Passende Dekoration: Sommergefühle wecken

Mit der richtigen Deko lässt sich eine festliche Atmosphäre schaffen. Eine gute Idee ist, die Tische mit farbenfrohen Blumen zu dekorieren, die den Sommer symbolisieren. Auch maritime Elemente wie Muscheln, Seesterne oder Netze können ein passendes Ambiente schaffen.

Wer es schlicht mag, kann auf minimalistische Tischdeko setzen, indem schöne Tischdecken und dezente Kerzen verwendet werden. Wichtig ist, dass die Deko zum Thema und Stil der Feier passt. Hier gilt: Es sind keine Grenzen gesetzt. Mit einer originellen Dekoration kannst du ein unvergessliches Sommerfest organisieren.

6. Komfortable Loungeecken: Bring Urlaub in dein Unternehmen

Eine Loungeecke mit Strandstühlen & Hängematten bietet bei deiner Feier die perfekte Gelegenheit, um eine entspannte Atmosphäre zu schaffen. Die Kombination aus bequemen Sitzmöglichkeiten und einer natürlichen Umgebung schafft ein entspanntes Ambiente, das zum Verweilen einlädt.

7. Unterhaltung: Spaß und Spiel fürs gesamte Team

Eine Firmenfeier sollte nicht nur eine Gelegenheit zum Feiern sein, sondern auch ein Programm bieten, das begeistern wird. Ein gemeinsames Barbecue oder Picknick beispielsweise, geben den Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, sich besser kennenzulernen.

Auch sportliche Aktivitäten wie Volleyball oder eine Kanutour können gute Ideen sein, um das Teamgefühl zu stärken. Wenn es lieber ruhiger sein soll, dann empfiehlt sich ein Cocktail-Workshop.

Spiele sind zudem eine tolle Möglichkeit, das Teamgefühl zu stärken und eine lockere Atmosphäre zu schaffen.

• Quiz oder Schnitzeljagd
• Karaoke-Wettbewerb
• Sportliche Spiele wie Volleyball, Fußball oder Tischtennis
• Foto-Rallye oder Escape-Games

Wichtig ist, dass die Spiele auf die Vorlieben deines Teams abgestimmt sind. Mit einer gelungenen Auswahl an Aktivitäten kannst du sicherstellen, dass deine Firmenfeier im Sommer für ausreichend Unterhaltung sorgt.

8. Tanz in den Sommer: Der richtige DJ

Ein guter DJ kann dein Sommerfest von gut zu unvergesslich machen und zum Tanzen animieren. Achte darauf, einen DJ zu wählen, der vielseitig ist und auf die Vorlieben deiner Gäste eingehen kann. Ein Mix aus aktuellen Hits, Klassikern und ein paar persönlichen Lieblingssongs, schafft die perfekte musikalische Begleitung. Beachte, dass es DJs gibt, die sich auf Firmenfeiern spezialisiert haben und auch Licht- und Soundanlagen mitbringen.

9. Sommerliche Geschenke: Überraschungen fürs Team

Eine Firmenfeier bietet neben dem Spaß auch die Chance, die Bindung zu deinen Mitarbeiter:innen zu festigen. So kannst du kleine Giveaways als Willkommensgeschenke oder auch während des Events verteilen. Diese sorgen dafür, dass dein Unternehmen und die Feier in positiver Erinnerung bleiben.

Im Sommer eignen sich hierfür besonders praktische Geschenke, wie z.B. bedruckte Caps, Handtücher oder auch Trinkflaschen. Auch das Anbieten von bedruckten Snacks oder Getränken kann einen bleibenden Eindruck hinterlassen.

Checkliste für dein Firmen Sommerfest

1. Zielsetzung: Lege das Ziel und den Anlass der Firmenfeier fest. Möchtest du beispielsweise das Betriebsklima stärken oder ein besonderes Ereignis feiern?
2. Budgetplanung: Entscheide dich für das Budget deines Sommerfests und plane Kosten für Essen, Getränke, Location und Programm ein.
3. Datum und Ort: Lege das Datum und den Ort der Firmenfeier fest. Beachte hierbei, dass beliebte Locations und Termine schnell ausgebucht sind.
4. Gästeliste: Erstelle eine Gästelist und informiere dein Team rechtzeitig über Datum, Ort und Dresscode.
5. Catering: Plane den Catering Service und kläre, ob es besondere Wünsche oder Einschränkungen bei Essens- und Getränkeangeboten gibt.
6. Dekoration: Überlege dir ein passendes Dekokonzept.
7. Programm: Plane das Unterhaltungsprogramm und buche einen DJ oder eine Band.
8. Technische Ausstattung: Kläre, ob die Location über ausreichend technische Ausstattungen wie Licht- und Tonanlagen verfügt.
9. Parkmöglichkeiten: Sorge für ausreichend Parkmöglichkeiten oder informiere die Gäste über alternative Anreisemöglichkeiten.
10. Sicherheitsvorkehrungen: Kläre Sicherheitsvorkehrungen wie Feueralarm, Fluchtwege und Erste-Hilfe-Stationen mit der Location ab.

➥ Good to know: Ist eine Firmenfeier steuerlich absetzbar? Eine Frage die oft auftaucht ist, ob die Kosten steuerlich geltend gemacht werden können. Dabei kommt es darauf an, ob die Feier als Betriebsveranstaltung gilt oder nicht. Wenn ja, können die Kosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden und sind somit steuerlich absetzbar.
Eine Betriebsveranstaltung liegt vor, wenn die Feier allen Arbeitnehmer:innen zur Verfügung steht und der Anlass im betrieblichen Interesse liegt. Auch eine Sommerfeier kann als Betriebsveranstaltung gelten, wenn sie beispielsweise der Förderung des Betriebsklimas oder der Motivation der Mitarbeiter:innen dient. Es empfiehlt sich, vor der Planung des Sommerfests Rücksprache mit einer Steuerberatung zu halten.

Wenn du all diese Punkte und Ideen für dein Sommerfest beachtest, bist du bestens vorbereitet. Wir wünschen viel Erfolg bei der Planung deiner Firmenfeier im Sommer!