Eine Firmenfeier organisieren: Mit diesen Tipps gelingt dein Event

Allmählich dürfen sie wieder stattfinden: die allseits beliebten Betriebsfeiern! Sei es als Weihnachtsfeier, zum Abschluss eines großen Projektes oder weil die unternehmerischen Ziele übertroffen wurden. Mit der richtigen Firmenfeier kannst du nicht nur für gute Laune sorgen, sondern auch deine Kundschaft, Mitarbeiter:innen und deine Geschäftspartner:innen überzeugen, Sympathiewerte schaffen und deine Zielgruppe noch weiter an dein Unternehmen binden. Doch dafür ist die richtige Planung im Voraus ein absolutes Muss. Wir zeigen dir, wie du eine gelungene Firmenfeier organisieren kannst. Finde hier unsere brandheißen Tipps für deine nächste erfolgsversprechende Betriebsfeier.

Deine Checkliste:

1. Rahmenbedingungen festlegen
2. Einladungen nicht vergessen
3. Organisation und Ablaufpläne
4. Auf die richtige Musik kommt es an
5. Jeder liebt gutes Essen
6. Werbegeschenke schaffen positive Stimmung
7. Die richtige Gestaltung

1. Rahmenbedingungen festlegen

Bevor du eine Firmenfeier organisieren kannst, sei dir zu Beginn im klaren darüber, welche Ziele du mit deiner Betriebsfeier verfolgst. Warum lädst du deine Gäste ein? Willst du eine größere Bindung und mehr Vertrauen zu deinem Team aufbauen? Geht es darum, Kundenakquise zu betreiben oder willst du zusammen mit deinen Geschäftspartnern und -partnerinnen ein Firmenjubiläum feiern? Je nachdem welche Ziele du mit deiner Betriebsfeier verfolgst, bedarf es einer darauf abgestimmten Planung.

Wer kennt sie nicht: die beliebten Mottoparties! Das macht das Feiern umso spannender und aufregender. Insbesondere bei internen Firmenevents empfiehlt sich der Einsatz eines Mottos. Dein Team lernt sich untereinander von ganz neuen Seiten kennen und freut sich über Abwechslung. Aufregende und passende Motto-Ideen haben wir hier für dich gelistet:

• Das Jahr 1: Versetze dich zurück in das Jahr der Firmenentstehung. Sei es 1891, 1953 oder 2005. Wie sah die Mode damals aus? Welche Musik wurde zu diesem Zeitpunkt gehört?
• Vergessene Kindheitsträume: Was wolltet ihr als Kind werden? Und die wichtigste Frage: seid ihr es geworden? Die Kostüme deiner Kollegen und Kolleginnen werden verraten, ob ihre Kindheitsträume in Erfüllung gegangen sind. Zudem ist es doch auch mal interessant, das Team nicht im gewöhnlichen Arbeitsoutfit zu sehen.
• Der Klassiker Beach-Party: Einfach mal mit dem Team für kurze Zeit in den Urlaub - das wär’s. Die erfrischenden Cocktails und leckeren Snacks in den Strandstühlen & Hängematten genießen. Da fehlt nur noch die passende Kleidung und ein paar Palmen.

Sobald du festgelegt hast, wen du auf dein Firmenevent einladen möchtest, solltest du dir Gedanken um das Datum deiner Feier machen. Überlege dir wann deine Zielgruppe Zeit haben könnte. Wenn du mit deinem internen Team feierst, empfiehlt sich ein Wochentag für dein Event. Deine Angestellten werden hier wahrscheinlich häufiger Zeit haben als an den Wochenenden.

Kalkuliere wie viele Gäste du ungefähr erwarten kannst. Egal ob Kunden und Kundinnen, Mitarbeiter:innen oder Geschäftspartner:innen: die Menge an Personen bestimmt deine Location.

Was wäre eine Firmenfeier ohne die passende Location? Achte darauf, dass du einen Veranstaltungsort findest, der genügend Platz bietet und wo du ggf. dein Partymotto umsetzen kannst. Bedenke, dass nicht alle Gäste mit dem Auto anreisen können. Achte deshalb auf eine gute Anbindung des öffentlichen Nahverkehrs. Eventuell reisen deine Gäste von weit her an. Dann ist es umso wichtiger, dass Schlafmöglichkeiten in unmittelbarer Nähe sind. Viele Unternehmen neigen dazu, ihre Firmenfeier in den eigenen Unternehmensräumen stattfinden zu lassen. Jedoch raten wir davon ab. Deine Zielgruppe wird sich freuen, die gewohnten vier Wände nach der Arbeit verlassen zu können und neue Orte kennenzulernen. Vor allem Hotels und Restaurants sind besonders beliebt bei der Wahl der passenden Location für deine Firmenveranstaltung. Im Übrigen haben auch digitale Firmenfeiern in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Besonders für Unternehmen, dessen Kundschaft und Geschäftspartner:innen im Ausland tätig sind, ist diese Alternative des Online-Feierns besonders relevant und beliebt.

2. Einladungen nicht vergessen

Wen möchtest du einladen? Ob Kundschaft, Mitarbeiter:innen oder Geschäftspartner:innen: egal für welche Zielgruppe du dich entscheidest, Einladungen an deine Gäste dürfen nicht fehlen! Hier informierst du zum ersten Mal über deine Feier und kannst bereits Spannung aufbauen. Verfasse kein Standard-Einladungsschreiben. Wir empfehlen eine ansprechend gestaltete Grußkarte mit den wichtigsten Fakten. Kein Sorge, du musst keinerlei Designkenntnisse haben, um eine stylische Einladungskarte zu erstellen. Mit Hilfe dieses Online-Tools kannst du aus einer Vielzahl von Vorlagen dein Wunsch-Design wählen und die Texte entsprechend anpassen. So erstellst du deine Einladung bequem online, ganz ohne Vorkenntnisse. Unser Tipp: Lege einen Mailingverstärker bei, um noch mehr Aufmerksamkeit zu generieren. Dies können beispielsweise verpackte Schokoriegel oder auch Buttons sein. Lass die kleinen Geschenke mit dem Namen, Datum oder Motto deiner Firmenparty bedrucken. Das macht deine Zielgruppe besonders gespannt.

Bitte die Personen zudem, ab- oder zuzusagen. Dies zwingt die Empfänger:innen sich umfangreich mit deiner Einladung auseinanderzusetzen und darauf zu reagieren. Nach erfolgreicher Zusage kannst du ein Eintrittsband mit den Namen der eingeladenen Person versenden. Das stärkt die Zugehörigkeit und lässt die Vorfreude auf dein Firmenevent weiter steigen.

3. Organisation und Ablaufpläne

Jede gute Feier braucht ein unterhaltsames Rahmenprogramm. Soll es eine Eröffnungsrede geben? Wenn ja, wer ist hierfür verantwortlich und über welche Themen soll gesprochen werden? Wird ein Dj, eine Moderatorin oder eine Band den Abend begleiten? Soll es passend zum Motto Spiele geben, um den Zusammenhalt zu stärken? Einige Unternehmen entscheiden sich unter anderem für das Auftreten von Artisten und Künstler:innen. Andere wiederum wählen emotionale Momente und zeigen Diashows mit Fotos aus den vergangenen Jahren. Beliebte Alternativen sind zudem Tischkicker, Billard-Tische oder Airhockey.

4. Auf die richtige Musik kommt es an

Dein Firmenevent kann noch so gut organisiert sein, wenn die Musik nicht passt, kippt sofort die Stimmung. Die Musikrichtung hängt sowohl von deinen Gästen als auch deinen Anlass ab. Soll es eher ruhiger, entspannter und geschäftlicher sein, um sich nebenbei umfangreich unterhalten zu können? Oder wünschst du dir schnelle Partymusik zum tanzen und mitsingen? Bei letzterem empfiehlt sich die Buchung eines Dj’s oder einer Band. Musikprofis kennen die Wünsche der Gäste am besten, haben eine große Musik-Datenbank und deine Gäste können sich Songs aussuchen.

5. Jeder liebt gutes Essen

Menü, Speisekarte oder Buffet? Das Essen sollte in der Planung gut durchdacht werden. Bei der Festlegung deiner Location wird diese Komponente bereits umfangreich berücksichtigt. Alle drei Optionen haben ihre Vor- und Nachteile.

Ein Buffet ist vor allem für eine besonders große Anzahl an Gästen geeignet und auch dann, wenn deine Firmenfeier einen langen Zeitrahmen hat. Viele Unternehmen wählen Buffets für Firmenevents, wenn sie intern mit einem großen Team an Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen feiern.

Bei einem Menü werden die Speisen schöner angerichtet, alle Besucher:innen essen zur selben Zeit und werden von einem Wirt bedient. Besonders bei edleren Feiern mit Geschäftsleuten ist diese Art der Essenszubereitung besonders beliebt.

Die letzte Option ist, von der Speisekarte essen zu lassen. Vorteil ist, dass jede Person selbst entscheiden kann, was sie essen möchte, aber auch, dass alle Gäste individuell bedient werden. Besonders für kleine Betriebsfeiern ist diese Möglichkeit geeignet, um lange Wartezeiten zu vermeiden.

6. Werbegeschenke schaffen positive Stimmung

Gebe deiner Firmenfeier ein persönliches Highlight mit individuellen Werbegeschenken. Diese dürfen niemals fehlen. Deine Gäste nehmen dann ein Mitbringsel mit nach Hause, dass sie noch lange nach dem Event an das Erlebnis erinnert. Nutze deine Betriebsfeier und mach Werbung für dein Unternehmen. Du könntest deinen Gästen bei Einlass beispielsweise bedruckte Schlüsselbänder oder Wristbands aushändigen. Insofern deine Party bei sonnigen Wetter draußen stattfindet, sind Sonnenbrillen bedruckt mit dem Partymotto oder dem Namen des Gastes ein tolles Werbegeschenk. Wenn Gewinnspiele zu deinem Programm gehören, kannst du auch nützliche Gewinne an die Sieger:innen verteilen, beispielsweise bedruckte Powerbanks, USB-Sticks oder Süßigkeiten.

7. Die richtige Gestaltung

Nichts geht über eine gemütliche Location mit passender Wohlfühlatmosphäre! Deine Gäste versammeln sich alle aus einem Grund: nämlich wegen deinem Unternehmen. Umso wichtiger ist es, dass deine Marke an dem Abend präsent ist und die gelungene Betriebsfeier mit deinem Unternehmen in Verbindung gebracht wird. Sei deshalb mit verschiedenen Werbeartikeln bedruckt mit deinem Logo, präsent. Gestalte verschiedene Gläser in deiner Corporate Identity und kreiere passende Untersetzer mit deinem Firmenlogo. Natürlich dürfen dann auch die richtigen Flaschenöffner und Korkenzieher nicht fehlen! Ein Highlight jeder guten Feier sind zudem Bonbonspender. Zu Weihnachtsfeiern empfiehlt sich weihnachtliche Dekoration bis ins Detail. Nutze dafür Kerzen und Weihnachtskugeln.

Mit passenden Werbeartikeln geraten deine Kunden, Kundinnen, Mitarbeiter:innen und Geschäftspartner:innen jederzeit mit deiner Marke in Berührung. Damit werden sie sich auch nach der Feier an das schöne Zusammentreffen zurückerinnern und gewiss die nächste Firmenveranstaltung entgegenfiebern. Lass dich gerne in unserem Onlineshop inspirieren und finde die für deine Betriebsfeier passenden Werbeartikel. Anderenfalls nehme jederzeit Kontakt zu unserem Serviceteam auf und lass mit uns gemeinsam Werbeartikel für deine nächste Firmenfeier organisieren!