Papierloses Büro: Tipps für die digitale Umstrukturierung

Allgemein 11. Januar 2021

Viele Unternehmen arbeiten bereits vollständig papierlos. Wie auch Sie Prozesse und Arbeitsstrukturen digitalisieren um Papier zu sparen: Jetzt informieren!

Digitale Umstrukturierung im Büro

Durch digitale Cloud-Anwendungen, elektronische E-Mails und viele digitale Software-Tools wird der berufliche Alltag zunehmend digitalisiert. Das ist einerseits bequemer und erspart andererseits bares Geld sowie kostbare Zeit, die für andere Arbeiten genutzt werden kann. Es ist also kein Wunder, dass das papierlose Büro in immer mehr Unternehmen Einzug hält und Unternehmen von den zahlreichen Vorteilen profitieren. Viele Unternehmen und Betriebe arbeiten schon jetzt vollständig papierlos. Nachfolgend erklären wir Ihnen, was genau ein papierloses Büro ist und welche Vorzüge diese Arbeitsstruktur für Unternehmen mit sich bringt.

Papierloses Büro: Was ist das eigentlich?

Der Begriff „Papierloses Büro“ ist nahezu selbsterklärend. Unter der Begrifflichkeit versteht man die Einsparung von Dokumenten bzw. der weitestgehende Verzicht auf Dokumente in Papierform. Als Alternative zu den Papierdokumenten werden digital-gestützte Verfahren eingesetzt. Die fortschreitende Digitalisierung erspart Unternehmen Zeit, Geld und Ressourcen. Dabei werden alle Arbeitsprozesse, die digitalisiert werde können, dementsprechend auch digital mit verschiedenen Software-Tools bewerkstelligt. Das Ziel eines papierlosen Büros liegt darin, nur dann analog zu arbeiten, wenn es zwingend erforderlich ist, z.B. bei behördlichen Vorgängen, bei der die Papierform noch immer vorausgesetzt wird.

Papierloses Büro: Welche Vorteile bringt es mit sich?

Die Digitalisierung offenbart für Unternehmen viele Vorteile. Deshalb setzen auch immer mehr Unternehmen auf ein papierloses Arbeiten, um Nachhaltigkeit im Büro zu leben. Folgende Vorteile ergeben sich aus einem papierlosen Büro:

  • Kostenersparnis: Durch die Einsparung bzw. den weitestgehenden Verzicht auf Papier können enorme Kosten eingespart werden. Denn nicht nur der Papierverbrauch wird minimiert, sondern auch die Kosten für Druckerpatronen, Geräte, Büromaterial wie Aktenordner, Hefter und Trennblätter fallen weg. Ein weiterer Kostenpunkt der wegfällt, ist möglicherweise Bürofläche, da das Lagern von Unterlagen und Dokumenten nicht mehr notwendig ist.
  • Umwelt- und ressourcenschonend: Das papierlose Büro ist enorm ressourcenschonend. Nicht nur die Umwelt wird durch die Arbeitsschritte im Büro belastet, das Gift, das sich in Tonerpartikeln und Tonerstaub befindet kann sich auch auf die Gesundheit der Mitarbeiter:innen negativ auswirken.
  • Datensicherheit: Sicherheit spielt in vielen Unternehmen eine große Rolle. So ist es oft nicht erforderlich, jeder Person Zugriff auf alle Unternehmensdaten zu geben. Bei dem papierlosen Büro können Zugriffsrechte so verteilen werden, dass höchstmögliche Sicherheit geboten wird. Unbefugte erhalten hierdurch keinen Zugriff auf sensible Daten.
  • Flexibilität unabhängig von Raum & Zeit: Gerade der flexible Zugriff macht das papierlose Büro so praktisch. Mitarbeiter:innen haben von überall Zugriff auf die Daten und Unterlagen, die sie benötigen. Das kann z.B. bei einem Außendiensteinsatz nützlich sein oder wenn Angestellte aus dem Home-Office arbeiten.
  • Übersichtlichkeit: Das digitale Büro ist sehr effizient. Früher wurden Unterlagen und Akten in Archiven oder Kellern aufbewahrt. Es war mühsam, die benötigten Papiere zu finden. Mit einem digitalen, papierlosen Büro ist das ewige Suchen Geschichte. Es schafft mehr Übersichtlichkeit und eine unkomplizierte Suche. Das wiederum erhöht die Effizienz am Arbeitsplatz.

Welche Kosten lassen sich durch ein papierloses Büro einsparen?

Die meisten Unternehmen entscheiden sich primär für das papierlose Büro, weil damit auch Kosten gesenkt werden können. Nicht nur der Verbrauch von Papier reduziert sich, auch der Einsatz von Drucker und Kopierer fällt weg. Dazu benötigen Sie auch viele Büromaterialien nicht mehr – beispielsweise Schreibmappen, Kugelschreiber und Hefter. Folgenden Kosten lassen sich durch ein papierloses Büro einsparen:

  • Speicherkosten: Durch die Digitalisierung von Akten, Ordnern und Daten fallen Kosten für die Anschaffung von Aktenschränken, Aktenordner sowie Lagerfläche weg, da keine Ausdrucke mehr aufbewahrt werden müssen. Nutzen Sie zum Beispiel USB-Sticks mit Logo.
  • Kopier- und Druckkosten: Das papierlose Büro verzichtet nahezu vollständig auf Ausdrucke oder Papierkopien. Wird dazu auch noch die Post digitalisiert, ist das Einsparpotenzial noch einmal größer.
  • Geschäftsprozesse: Mit der Umstellung von manuellen zu automatisierten Workflows können diverse Geschäftsprozesse vereinheitlicht werden, was sich wiederum positiv auf die Kosten auswirkt.

Hat das papierlose Büro auch Nachteile?

Mit Sicherheit kann das papierlose Büro viele Vorteile bieten. Dennoch gibt es auch einige Nachteile, die eventuell eine Rolle spielen, wenn Sie über die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen nachdenken. Zunächst müssen Sie sich bewusst sein, dass die Umstellung auf ein papierloses Büro einen gewissen Arbeitsaufwand mit sich bringt. Denn die Umstellung erfordert das Sortieren und Scannen von allen vorhandenen Dokumenten und das ordnungsgemäße Vernichten von sensiblen Daten und Dokumenten. Hierfür benötigen Sie eine strukturierte Herangehensweise, mit der jede Person Ihres Unternehmens vertraut gemacht wird. Darüber hinaus brauchen die Angestellten eine Schulung, damit sie künftig das papierlose Büro auch korrekt umsetzen. Die Arbeitsprozesse müssen ebenfalls neu überarbeitet werden.

Ein Nachteil kann ebenso sein, dass Sie künftig auf technische Hilfsmittel angewiesen sind. Sofern Mitarbeiter:innen beispielsweise offline unterwegs sind und auf Dokumente zugreifen wollen, sind sie darauf angewiesen, dass alle digitalen Anwendungen und Softwares funktionieren. Beachten Sie, dass bestimmte Unterlagen auch nach wie vor nur in Papierform gültig sind. Daher kommen Sie also nicht darum herum, zumindest ein kleines Dokumentenarchiv zu führen. Gerade für behördliche Prozesse sind die Unterlagen in Papierform unerlässlich.

Papierloses Büro: Tipps zur Realisierung

Die Umstellung auf ein papierloses Büro erfordert vor allem eine ordentliche Planung und Struktur. Denn mit dem Einzug von digitalen Strukturen in das eigene Unternehmen müssen sich auch viele Arbeitsprozesse ändern. Das bedarf einer entsprechenden Organisation, bei der alle Abteilungen des Betriebes ausnahmslos einbezogen werden. Übrigens: Der Anspruch muss nicht immer papierlos sein. Sparen Sie dort Papier, wo es geht. An anderen Stellen, beispielsweise wenn es die individuelle Arbeitsweise der Mitarbeiter:innen effizienter gestaltet, ist der Einsatz von Papier natürlich sinnvoll. Schenken Sie Ihren Beschäftigten ein Notizbuch aus nachhaltigen Materialien zusammen mit einem passenden Rollerball.

  • Struktur & Planung: Zur Planung eines papierlosen Büros gehört zunächst eine umfassende Analyse der vorhandenen Strukturen und Papierdokumente, um Rückschlüsse daraus zu ziehen, welche Umstellungen notwendig sind. Danach kann dann ein umfassender Plan für die Digitalisierung erstellt werden, indem festgehalten wird, wie viel Papier auf Dauer digitalisiert werden muss. Im gleichen Zug sollten Unterlagen und Dokumente, die nicht benötigt werden, aussortiert werden.
  • Digitalisierung der Dokumente: Der zweite Schritt umfasst die Digitalisierung von allen wichtigen Unterlagen und Dokumenten. Um die Digitalisierung der Dokumente reibungslos zu bearbeiten, müssen einerseits genügend Arbeitskräfte eingesetzt werden und andererseits für einen technisch reibungslosen Ablauf gesorgt werden.
  • Verwaltung der elektronischen Daten: Nachdem alle Dokumente digitalisiert wurden, gilt es eine effiziente Struktur der Dokumente zu entwickeln. So können Sie beispielsweise PDF-Dokumente nach bestimmten Vorgaben benennen, damit diese auch in Zukunft im System leicht auffindbar sind. Entsprechende Keywords oder ein Datum mit Rechnungsdatum kann eine Struktur in eine große Anzahl an Dokumenten bringen und macht die spätere Suche um ein Vielfaches einfacher.
  • Entsorgung von Dokument in Papierform: Sobald sämtliche Unterlagen digitalisiert worden sind, sollte Sie alle Dokumente, Unterlagen und Akten, bis auf rechtliche, steuerliche und behördliche Unterlagen ordnungsgemäß entsorgen.

Digitalisierung: Hilfreiche Apps für ein papierloses Büro

Effizienz spielt bei dem papierlosen Büro eine große Rolle. Um einen effizienten Workflow zu gewährleisten, können Unternehmen auf verschiedene Online-Tools zurückgreifen, die Ihnen den Arbeitsalltag maßgeblich erleichtern können, wie z.B. auf folgende Software-Tools:

  • Evernote: Evernote ist sozusagen ein digitales Notizbuch. Sie können hier viele Informationen organisieren und archivieren. Unter anderem stehen To-do-Listen und Post-it-Erinnerungen zur Verfügung. Dieses Notizbuch eignet sich beispielsweise, um die Kollegen und Kolleginnen miteinander zu vernetzen und Notizbücher zu ersetzen. Das Tool kann Notizen sortieren und auch eine Handschrifterkennung von gescannten Daten wird angeboten.
  • Google Docs: Google Docs macht es möglich, dass mehrere Benutzer online Zugriff auf Dokumente haben und diese auch bearbeiten können. So ist mit Google Docs beispielsweise das Erstellen von Tabellen, Präsentationen oder Textdokumenten möglich.
  • WeTransfer: Oftmals müssen im Büro große Dokumente verschickt werden. Das kann unter Umständen problematisch sein. Wer größere Dateien an mehrere Empfänger:innen schicken will, der nutzt dafür WeTransfer. Diese App ermöglicht es, Dateien mit einer Größe von bis zu zwei Gigabyte zu versenden. Es lassen sich 20 Empfänger:innen auf einmal hinzufügen. Die Dateien werden nach dem Hochladen für eine Woche auf dem Server gespeichert und dann wieder gelöscht.
  • Dropbox & Backblaze: Gerade bei dem papierlosen Büro spielt die Sicherheit eine wichtige Rolle. Da sich die Daten nun nur noch digital auffinden, müssen Sie regelmäßig ein Backup durchführen. Neben externen Festplatten können Sie beispielsweise auf Cloud-Lösungen wie Backblaze oder auch Dropbox setzen. Dabei müssen Sie aber auch immer das Thema Datenschutz im Hinterkopf behalten.
  • Digitale Briefpost: Gerade die Briefpost sollte in einem Unternehmen digitalisiert werden, denn hier offenbart sich durchaus eine Zeit- und Kostenersparnis.
  • Kommunikation: Für die Kommunikation der Mitarbeiter:innen bieten sich diverse Messenger an. Dafür gibt es mehrere Lösungen, wobei Skype sicherlich in den meisten Unternehmen bevorzugt wird. Die Funktionen bei dieser App sind sehr umfassend.

Cloud-Anwendung als Basis eines papierlosen Büros

Das Herzstück eines papierlosen Büros ist ohne Zweifel eine Cloud. Denn diese dient als zentrale Ablage für sämtliche Unterlagen und Dokumente, die stets griffbereit zur Verfügung stehen. Durch eine Cloud kann der Anwender, unabhängig vom Ort einen Zugriff auf alle notwendigen Daten und Dokumente eines Unternehmens erhalten. Genau deswegen ist eine Cloud-Lösung auch so naheliegend. Im Grunde ist es hierbei nur wichtig, sich für den passenden Anbieter zu entscheiden, beispielsweise Google Drive, Dropbox oder aber Microsoft OneDrive. Unternehmen sollten dabei die verschiedenen Cloud-Betreiber miteinander vergleichen und auf eine sichere und zuverlässige Cloud zurückgreifen.

Das papierlose Büro – Ein Fazit

Es ist mit Sicherheit gar nicht so leicht, einen laufenden Betrieb zu digitalisieren und Papier weitestgehend aus dem Arbeitsalltag zu verbannen, da hinter einer solchen Umstrukturierung viel Planung und Arbeit steckt und der Datenschutz nicht außer Acht gelassen werden darf. So müssen vor allem auch die eigenen Mitarbeiter:innen entsprechend eingewiesen und geschult werden, um eine professionelle Koordination und Strukturierung der digitalen Unterlagen und Dokumente zu gewährleisten. Ein papierloses Büro kann durch viele Vorteile punkten, jedoch sollte der Mehraufwand für eine solche Umstrukturierung nicht ignoriert werden. Vor allem sollte Sie individuell darüber urteilen, ob ein papierloses Büro für Ihr Unternehmen einen wirklichen Mehrwert bietet. Natürlich profitieren nicht nur Sie als Unternehmen von einem papierlosen Büro, sondern auch die Umwelt profitiert enorm durch das Einsparen von Papier, da hierdurch die natürlichen Ressourcen unserer Umwelt geschont werden. Und falls Sie doch auf Dokumente in Papierform zurückgreifen müssen, nutzen Sie doch als Alternative zu herkömmlichen Papier Recyclingpapier. Dieses ist nicht nur umweltschonender und kann mehrfach wiederverwertet werden, sondern ist auch in der Regel in der Anschaffung günstiger als Frischfaserpapiere.